Akanmuncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. j. Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat Instrumenpenelitian untuk mengukur motivasi siswa yang berkaitan dengan indikator mengelola dokumen sesuai sistem digunakan kuesioner sebanyak 6 butir pernyataan yaitu Q Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat digunakan . Macam-Macam Peralatan Kearsipan 1. Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. 4. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. 5. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map 6. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. 7. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. 8. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. aHanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. bOrdner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi -Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas -Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas -Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut -Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. -Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. -Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 11. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan -Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. -Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim -Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. -Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet -Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. -Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut sebagai sarana penyimpan arsip alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet kebelakang. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyamping Cardex Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah 1. Filing Cabinet Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Filling Cabinet Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. 2. Rotary alat penyimpanan berputar Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Rotary Filling Cabinet 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Lemari Arsip 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Rak Arsip 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. Stop Map Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. Snelhecter Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Hanging Folder 6. Guide Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub-sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. 7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Ordner 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. Numerator 11. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Baki Surat/Paper Tray 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticker File 15. Cardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. Cardex 16. Alat Penyimpan Khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan ada pula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti GOOGLE DRIVE - Daftar Pustaka Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk. Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini. Untuk SMK/MAK Nama Kelas No. Absen …………………………… …………………………… …………………………… XI Modul Alat dan Bahan Kearsipan i Semester I KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini mengenai materi pelajaran Kejuruan Administrasi Perkantoran menggunakan Kurikulum 2013. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung atau teknik bervariasi lainnya untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai targettarget belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru. Modul ini diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Pengelola Sistem Kearsipan. Malang, November 2016 Penulis Modul Alat dan Bahan Kearsipan ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................ iii PENDAHULUAN ......................................................................... 1 Latar Belakang ....................................................................... 1 Deskripsi Singkat ................................................................... 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar .......................... 2 Manfaat .................................................................................. 3 Tujuan .................................................................................... 3 Petunjuk Penggunaan Modul ................................................. 3 KEGIATAN BELAJAR ................................................................ 5 Kompetensi Dasar .................................................................. 5 Materi Pokok .......................................................................... 5 Uraian Materi ......................................................................... 5 Rangkuman ............................................................................ 17 Latihan.................................................................................... 18 Tugas Mandiri ........................................................................ 18 EVALUASI ................................................................................... 19 Maksud dan Tujuan Evaluasi ................................................. 19 Materi Evaluasi ...................................................................... 19 Soal – Soal Evaluasi ............................................................... 19 PENUTUP ..................................................................................... 20 Tindak Lanjut ......................................................................... 20 Harapan .................................................................................. 20 Daftar Pustaka ........................................................................ 20 BAB I BAB II BAB III BAB IV Modul Alat dan Bahan Kearsipan iii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat – menyurat yang setiap kali dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat – surat tersebut telah selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut menjadi arsip. Apabila penyimpanan arsip – arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar. Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip – arsip sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi Deskripsi Singkat Nama Modul Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Ruang lingkup isi Alat dan Bahan Kearsipan  Jenis Alat Kearsipan  Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar A. Kompetensi Inti KI KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli gotong royong, kerjasama, toleran, santun, responsif dan proaktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaran, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 Menalar, mengolah, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan B. Kompetensi Dasar KD Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan Indikator  Mengidentifikasi Jenis Alat Kearsipan  Mengidentifikasi Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 2 Manfaat 1. Modul ini bermanfaat bagi peserta didik agar mampu menguasai materimateri Pengelola Sistem Kearsipan seperti jenis-jenis alat dan bahan yang digunakan dalam kearsipan. 2. Mempermudah peserta didik dalam memilih materi yang sesuai dengan standar kompetensi. 3. Mempermudah peserta didik dalam proses pembelajaran. 4. Menjadi bahan kajian atau latihan bagi siswa guna meningkatkan hasil pembelajaran. Tujuan 1. Tujuan Umum Tujuan umum penyusunan modul ini adalah untuk menyediakan bahan ajar yang sesuai dengan kurikulum 2013 dengan mempertimbangkan kebutuhan peserta didik, yakni bahan ajar yang sesuai dengan karakteristik materi ajar. 2. Tujuan Khusus Tujuan khusus penyusunan modul ini adalah untuk memudahkan siswa dalam memperlajari Pengelolaan alat dan bahan kearsipan khususnya pada pangkat dan jabatan pegawai. Petunjuk Penggunaan Modul  Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini. b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai dapat dipahami. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 3 c. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.  Guru/Instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik. d. Selama kegiatan belajarmengajar KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 4 BAB II KEGIATAN BELAJAR Kompetensi Dasar Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Materi Pokok 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Uraian Materi A. Jenis Alat Kearsipan Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Istilah Penting yang Berkaitan dengan Penyimpanan Arsip a. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyamping Modul Alat dan Bahan Kearsipan 5 Macam-Macam Alat Kearsipan 1. Filing Cabinet Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. 2. Rotary alat penyimpanan berputar Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral Modul Alat dan Bahan Kearsipan 6 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 7 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut a. Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. b. Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. c. Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 8 d. Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. 6. Guide Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kodekode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas Modul Alat dan Bahan Kearsipan 9 ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub-sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. 7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 10 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snellhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 11 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. 11. Kotak Box Kotak box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini Modul Alat dan Bahan Kearsipan 12 dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Tickler file Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 13 15. ardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 16. Alat Penyimpan Khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox. B. Jenis Bahan Kearsipan Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak Modul Alat dan Bahan Kearsipan 14 tahan lama penggunaannya relatif singkat. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus Beberapa bahan kearsipan adalah sebagai berikut 3 Kartu Indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran cm x cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang 1 Judul/nama surat, 2 Nomor surat, 3 Hal surat, 4 Tanggal surat, 5 Kode surat, 6 Kode kartu indeks. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. 4 Kartu Tunjuk Silang Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran cm X cm. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 15 Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. 5 Lembar Pinjam Arsip out slip Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut 1 Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. 2 Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. 3 Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. 4 Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. 5 Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut 1 Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. 2 Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman. 3 Lembar 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 16 6 Map Pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folder dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi. Rangkuman  Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.  Macam-Macam Alat Kearsipan Filing Cabinet, Rotary alat penyimpanan berputar, Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak Box, Alat Sortir, Label, Tickler file, Cardex card index cabinet, Alat Penyimpan Khusus  Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relative singkat.  Bahan kearsipan antara lain Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip out slip, Map Pengganti out folder.  Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip. b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip. c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 17 Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Menurut pendapat anda apa yang dimaksud dengan alat dan bahan kearsipan? Jawab ………………………………………………………………… 2. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral? Jawab ………………………………………………………………… 3. Ada berapa macam alat-alat kearsipan? Sebutkan! Jawab ………………………………………………………………… 4. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip? Sebutkan! Jawab ………………………………………………………………… 5. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file? Jawab ………………………………………………………………… 6. Ada berapa macam bahan kearsipan? Sebutkan dan jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 7. Apa saja yang tercantum didalam kartu indeks? Jawab ………………………………………………………………… 8. Apa perbedaan antara kartu indeks dengan kartu tunjuk silang? Jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 9. Apa kegunaan dari lembar pinjam arsip? Jawab ………………………………………………………………… 10. Ada berapa rangkap lembar pinjam arsip? Sebutkan dan jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… Tugas Mandiri 1. Carilah gambar dari alat dan bahan kearsipan! 2. Buatlah contoh dari lembar pinjam arsip! Modul Alat dan Bahan Kearsipan 18 BAB III EVALUASI Maksud dan Tujuan Evaluasi Adapun maksud dan tujuan dari adaya evaluasi ini adalah sebagai berikut 1. Mengetahui sejauh mana peserta didik sudah mengerti akan materi pembelajaran. 2. Menentukan tindakan guru selanjutnya, tentang evaluasi yang harus dilakukan, apakah harus diberi pengulangan atau pengayaan pada siswa. 3. Sebagai syarat untuk melanjutkan ke kompetensi selanjutnya. Materi Evaluasi 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Soal – Soal Evaluasi Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Mengapa dalam kegiatan kerasipan dibutuhkan alat dan bahan arsip? Jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 2. Menurut pendapat anda apa keuntungan dan kerugian dari penggunaan alat dan bahan kerasipan? Jawab ………………………………………………………………… 3. Apa yang anda lakukan jika arsip yang telah disimpan hilang? Dan bagaimana cara mengantisipasi agar tidak terulang kembali? Jawab ………………………………………………………………… Modul Alat dan Bahan Kearsipan 19 BAB IV PENUTUP Tindak Lanjut Jika anda telah berhasil menjawab pertanyaan-pertanyaan evaluasi sebanyak lebih dari 80%, maka anda bisa melanjutkan ke modul yang berikutnya. Sedangkan jika anda belum berhasil menjawab lebih dari 80%, maka anda harus mengulanginya dan meminta bimbingan lebih lanjut dari guru anda. Harapan Bagi peserta didik, kelak nanti peserta didik mampu menjadi pegawai kearsipan yang dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Dan bagi guru, semoga dapat menjalankan pembelajaran kearsipan dengan baik, sehingga peserta didik mendapatkan pemahaman yang baru. Daftar Pustaka Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta Erlangga. file///C/Users/user%207/Documents/Menentukan%20Alat%20dan%20Baha n%20Kearsipan% Modul Alat dan Bahan Kearsipan 20 Bagi suatu perusahaan ataupun lembaga pemerintahan, arsip termasuk bagian penting dari tata kelola administrasi yang baik. Arsip diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi, maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda yaitu archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, archium, yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Awalnya, pengertian arsip menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, tetapi saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Meski dengan adanya perkembangan teknologi, kini arsip dapat berbentuk audio, video, dan dokumen digital, namun masih banyak dokumen-dokumen berbentuk fisik yang digunakan sehingga perlu diarsipkan agar tersimpan dengan baik. Semakin banyaknya arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan, maka semakin diperlukan juga manajemen pengelolaan arsip yang baik melalui sistem kearsipan. Kearsipan sendiri adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang dapat diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, perusahaan maupun perseorangan. Umumnya, arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu badan disimpan oleh bagian atau unit yang memproduksi informasi tersebut dan dikelola oleh satu bagian khusus yang melakukan pengelolaan arsip termasuk penyimpanan arsip. Agar sistem kearsipan dapat berjalan secara optimal maka dibutuhkan satu alat untuk penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan kotak atau boks arsip. Kotak arsip adalah perangkat penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen yang termasuk dalam kategori arsip atau dokumen yang telah bersifat inaktif. Berikut adalah 3 fungsi penting dari kotak arsip 1. Tempat penyimpanan arsip agar rapi Fungsi utama kotak arsip adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat inaktif. Selain itu, dengan menggunakan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan mempercepat proses pencarian dokumen Dengan menggunakan kotak arsip, Anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu, sehingga tidak hanya memudahkan dalam proses penyimpanan, tetapi juga dapat mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Terhindar dari kerusakan Dengan menggunakan kotak arsip maka dokumen dan arsip yang disimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Oleh sebab itulah, kotak arsip menggunakan bahan khusus untuk membuat arsip yang disimpan tetap awet dan tahan lama. Boks arsip biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, tetapi umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Bahan dan ukuran boks arsip yang digunakan pun harus sesuai standar. Tidak hanya bahan dan ukuran, standar boks arsip juga meliputi spesifikasi, klasifikasi, bentuk dan rancang bangun, fungsi dan cara penggunaan. Standar ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berdaya guna. Tujuan dari dibuatnya standar boks ini adalah agar lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, dan swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Standar boks arsip diatur dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip. Spesifikasi bahan pembuatan boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan SNI 14-0094-1996 Spesifikasi Kertas Medium, serta keadaan lembaran rata, tidak kotor, tidak berlubang, dan tidak kisut. Sedangkan klasifikasi berdasarkan bahan dasar nilai ketahanan tekan lingkar pada arah silang mesin dan ketahanan tekan datar kertas medium bergelombang. Kertas medium sendiri terbagi menjadi 2 kelas, yaitu kelas A dan kelas B. Berikut ialah tabel klasifikasi bahan dasar boks arsip KelasGramatur G/M2Tebal MmKetahanan Tekan Lingkar Ring Crush Kgf NKetahanan Tekanan Datar Uji Concora Kgf NA1121251500,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,2711,2 11012,5 12315,0 14711,2 11012,54 12214,7 145B1121251500,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,277,8 778,8 8610,5 1037,8 778,7 8510,5 103 Sementara itu, ukuran boks arsip dibedakan atas 2 macam, yaitu kecil dan besar. Berikut ialah tabel klasifikasi ukuran boks arsip UkuranPanjang cmLebar cmTinggi cmBoks Arsip Kecil37927Boks Arsip Besar371927 Bentuk boks arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara, setiap boks arsip harus memiliki ventilasi udara yang dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, sedangkan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm. Sementara itu, warna dasar boks arsip biasanya warna yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap, seperti coklat, coklat muda, dan biru muda. Biasanya boks arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks arsip. Untuk boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedangkan untuk boks arsip besar diisi maksimal 18 cm. Dengan menggunakan boks arsip, maka penyimpanan arsip ke dalam lemari arsip pun semakin mudah. Oleh sebab itulah, boks arsip menjadi salah satu perangkat penyimpanan yang bersifat sangat penting. Tidak hanya memudahkan proses pencarian jika dibutuhkan, boks arsip juga membuat dokumen-dokumen lebih aman dan tidak mudah rusak. Oleh karena itu, bahan yang digunakan untuk membuat boks arsip pun haruslah berkualitas agar arsip di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Kantor Anda sedang membutuhkan boks arsip yang sesuai dengan standar arsip nasional? Tak perlu khawatir! Konsultasikan segera kebutuhan Anda dengan FANFEIF sebagai penyedia boks arsip yang sudah berpengalaman. Untuk solusi terpercaya dalam memenuhi kebutuhan Anda dengan boks arsip yang berkualitas PT. FANFEIF ANAK NUSANTARA KARTON Jl. Mawar RT/RW 003,006 Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustika Jaya Bekasi, Indonesia Telephone 021 8262 6715 0821 1202 0122 Email fanfeifkarton Sumber Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Apa Itu Sulistyo Standar Boks Arsip Berdasarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 tahun 2000 Tentang Standar Boks Personal Blog Kepka ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP. Macam-Macam Peralatan Kearsipan Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. No Tanggal penyimpanan Judul Surat Nomor surat Tanggal Surat Hal Surat Keterangan 001 2 september 2013 PT Garuda Pratama 30 agustus 2013 Perjanijian kerjasama 002 20 September 2013 Bambang Adiwaluyo 123/A/X/13 15 September 2013 Lamaran pekerjaan *untuk contoh gambar bisa di search langsung di internet pasti banyak kok. disini karena keterbatasan waktu untuk mempost jadi contoh gambar peralatannya gak saya upload hehe …. Sumber Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit ARMICO Bandung. Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta Erlangga.

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat